Theo quy chế Kiểm kê của Bộ Văn hóa Thông tin ban hành năm 2006: “Kiểm kê hiện vật là quá trình nghiên cứu, xác lập thủ tục pháp lý, làm sáng tỏ nội dung, ý nghĩa, giá trị và tình trạng bảo quản của hiện vật nhằm phục vụ công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng hiện vật”. Đối với bảo tàng, kiểm kê hiện vật đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa, lịch sử. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn những khó khăn, hạn chế, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động nói chung. Đã đến lúc cần phải khắc phục những vấn đề đặt ra, từng bước nâng cao hiệu quả công tác kiểm kê hiện vật và nâng tầm chất lượng của bảo tàng trong giai đoạn mới. Đặc biệt khi bảo tàng Đà Nẵng được di dời về vị trí mới tại địa điểm số 42-44 Bạch Đằng, thì công tác kiểm kê cần được quan tâm nhiều hơn nữa.
Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của Bảo tàng đối với công tác kiểm kê hiện vật, từ năm 2021, bộ phận cán bộ thực hiện công tác kiểm kê của Bảo tàng Đà Nẵng đã triển khai thực hiện một số hoạt động nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng khâu hoạt động này. Cụ thể một số biện pháp đang được tiến hành như sau:
1. Rà soát và bổ sung hồ sơ thông tin hiện vật
Đây là bước đầu tiên đảm bảo đủ yếu tố cơ bản của hồ sơ hiện vật và là cơ sở để phát huy tối đa giá trị của hiện vật trong các hoạt động của bảo tàng. Trước đây, do nhiều nguyên nhân, nên một số hiện vật đã được đăng ký vào sổ đăng ký hiện vật chưa đủ thông tin chi tiết và yếu tố khoa học (số lượng, niên đại, nội dung chi tiết giá trị hiện vật, …). Theo kết quả tổng kiểm kê, hiện vật trong kho của Bảo tàng Đà Nẵng có thể tạm chia làm 3 loại như sau:
– Loại hiện vật gốc có đầy đủ hồ sơ, nội dung, có giá trị bảo tàng thì thực hiện theo quy trình kiểm kê thông thường;
– Loại hiện vật gốc, có giá trị bảo tàng nhưng ghi chép thiếu thông tin khoa học, nhất là về nội dung thì sẽ tiến hành xác minh, thẩm định bằng cách làm việc với những người tham gia sưu tầm (cán bộ cũ của bảo tàng), hoặc nhân chứng, những người biết thông tin về hiện vật đó. Tiếp theo, cán bộ kiểm kê sẽ đối chiếu sách, báo, tài liệu để bổ sung thông tin, hoàn thiện hồ sơ lý lịch;
– Loại hiện vật không phải là hiện vật gốc, không có giá trị bảo tàng hoặc bị hư hại không đảm bảo tính bảo quản lâu dài. Với những hiện vật này, Hội đồng khoa học của Bảo tàng sẽ thẩm định đưa quyết định cuối cùng. Hoặc trao đổi, hoặc hủy bỏ tránh gây khó khăn công tác bảo quản, mất diện tích kho và tăng độ độc hại nơi làm việc.
Cán bộ Bảo tàng đang rà soát nội dung thông tin hồ sơ hiện vật
2. Thay đổi cách nhập sổ đăng ký hiện vật
Sổ đăng ký hiện vật hay sổ kiểm kê bước đầu là một tài liệu pháp lý, khoa học quan trọng nhất của Bảo tàng. Nói một cách đơn giản Sổ đăng ký hiện vật giống như “Sổ hộ khẩu” của hiện vật, sau khi được đăng ký vào sổ thì hiện vật mới trở thành tài sản của quốc gia, đặt dưới sự quản lý của bảo tàng và được bảo vệ theo luật định. Vì vây, nội dung đăng ký vào sổ phải khoa học và chính xác. Tuy nhiên, trước đây nội dung hiện vật đăng ký vào sổ quá dài, gần như viết lại toàn bộ thông tin ở phiếu nhập hiện vật.
Với những hiện vật được nhập sổ sau này, để đảm bảo thông tin được khoa học, cách trình bày hợp lý cũng như tiết kiệm thời gian, cán bộ kiểm kê đã tóm tắt nội dung hiện vật một cách ngắn gọn, đầy đủ kèm theo khảo tả đặc điểm để có thể so sánh, phân biệt hiện vật này với hiện vật khác.
3. Số hóa hồ sơ lý lịch hiện vật
Hiện vật gốc luôn có hồ sơ đi kèm để đảm bảo tính khoa học và pháp lý của hiện vật. Các thông tin về hiện vật được lưu giữ thông qua các hồ sơ là điều kiện tiên quyết để cán bộ bảo tàng hiểu rõ nguồn gốc, tình trạng hiện vật, nội dung lịch sử và ý nghĩa của hiện vật. Từ đó, thiết lập phương án trưng bày và bảo quản hiện vật phù hợp. Đồng thời khi đưa hiện vật ra trưng bày, những thông tin trong hồ sơ sẽ được hiệu đính thành các chú thích, bài thuyết minh hay đăng tin lên website và các mạng xã hội của Bảo tàng… làm tăng thêm sự hấp dẫn và hứng thú đối với khách tham quan
Trước đây, khi cán bộ bảo tàng muốn nghiên cứu chuyên sâu về hiện vật vẫn phải trực tiếp mở hồ sơ giấy, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến giấy tờ bên trong khi bị tiếp xúc nhiều và thay đổi môi trường liên tục, không đảm bảo tính bảo quản cho hồ sơ. Để giải quyết vấn đề này, cùng với sự ra đời của phần mềm quản lý hiện vật, cán bộ kiểm kê – bảo quản đã cho scan và số hóa dần hồ sơ lý lịch của hiện vật kèm theo các tài liệu khác sưu tầm được khi tham khảo từ các bài báo, bài viết trong những ấn phẩm nghiên cứu.
Cán bộ Bảo tàng đang scan hồ sơ lý lịch hiện vật
Hồ sơ lý lịch hiện vật được số hóa để phục vụ công tác chuyên môn
Việc thực hiện các biện pháp cải thiện hồ sơ kiểm kê hiện vật nêu trên bước đầu đã mang lại hiệu quả tích cực cho công tác quản lý hiện vật nói riêng và hoạt động nói chung của Bảo tàng Đà Nẵng. Từ những kết quả bước đầu này, các biện pháp sẽ tiếp tục được bổ sung và nâng cao với mục tiêu quan trọng là công tác kiểm kê được thực hiện một cách khoa học hơn, giúp Bảo tàng Đà Nẵng thực hiện ngày càng tốt hơn chức năng nghiên cứu khoa học và giáo dục khoa học của mình, từ đó đáp ứng nhu cầu hưởng thụ văn hóa của nhân dân địa phương và du khách đến tham quan bảo tàng.
Nguyễn Ngọc Huyền Trang
Phòng Sưu tầm – Trưng bày và Bảo quản
