Từ năm 2005, Bảo tàng Đà Nẵng bắt đầu sử dụng Phần mềm Quản lý Hiện vật được Cục Di sản văn hóa cung cấp cho các bảo tàng trong nước nhằm phục vụ công tác quản lý hiện vật. Tuy nhiên, qua quá trình hoạt động, Phần mềm đã xuất hiện rất nhiều bất cập khi sử dụng để quản lý hiện vật, cụ thể: đây là phần mềm offline, chỉ cài được trên một máy tính nên gặp nhiều khó khăn như chỉ một cán bộ phụ trách quản lý, cập nhật, tìm kiếm thông tin về hiện vật, gây khó khăn trong công tác chuyên môn; khi máy tính bị lỗi hệ thống thì phần mềm phải cài đặt, cập nhật thông tin lại, gây tốn kém về thời gian và nhân lực; phần mềm chỉ cho phép in được từng trang một, không in được nhiều trang cùng một lúc; phần mềm chỉ dùng để lưu trữ thông tin, chưa tin học hóa được các quy trình để phục vụ, hỗ trợ công tác chuyên môn dẫn đến công tác chia sẻ dữ liệu giữa các phòng chuyên môn trong đơn vị gặp nhiều khó khăn. Mới đây, Cục Di sản Văn hóa cũng đã xây dựng lại Phần mềm Quản lý hiện vật. Đến nay, Bảo tàng Đà Nẵng đã chuyển dữ liệu từ phần mềm cũ sang khoảng 9.000 đơn vị hiện vật. Tuy nhiên, phần mềm này đưa vào sử dụng vẫn chỉ phục vụ công tác chuyên môn của bộ phận kiểm kê hiện vật, không phục vụ được cho nhu cầu khai thác dữ liệu thông tin hiện vật của Bảo tàng cho công tác chuyên môn khác (chẳng hạn các phòng chuyên môn khác không thể sử dụng dữ liệu hiện vật của Bảo tàng để phục vụ cho hoạt động chuyên môn, không xây dựng được trưng bày Online 2D dựa trên nền tảng cơ sở dữ liệu hiện vật sẵn có, …)
Trong thời gian gần đây, với sự bùng nổ của cách mạng công nghiệp 4.0 ngày càng mạnh mẽ, việc triển khai và ứng dụng công nghệ số trong hoạt động của Bảo tàng càng được quan tâm đến nhiều hơn. Cũng chính vì lý do đó mà năm 2018, nhân kỷ niệm ngày Quốc tế Bảo tàng 18/5, Hiệp hội Quốc tế Bảo tàng (ICOM) cũng đã đưa ra chủ đề hoạt động đó là: “Bảo tàng kết nối số: Cách tiếp cận mới, công chúng mới” để nhấn mạnh việc các bảo tàng ngày nay cần tích cực ứng dụng công nghệ số trong bối cảnh thế giới phát triển không ngừng trong không gian số. Chính vì vậy, số hóa hiện vật bảo tàng là hướng đi mà hầu hết bảo tàng ở nước ta đã, đang và sẽ hướng tới nhằm hiện đại hóa trong hoạt động bảo tàng. Điều này giúp cho việc quản lý hiện vật trong hoạt động chuyên môn được thực hiện một cách thuận tiện, nhanh chóng cũng như hỗ trợ cho công tác truyền thông, quảng bá và tăng tương tác với người xem; đồng thời thúc đẩy sự sáng tạo và phát huy tối đa giá trị các sưu tập hiện vật thông qua khai thác thế mạnh của công nghệ số.
Tại Đà Nẵng, chuyển đổi số đã được xác định là nhiệm vụ trọng tâm của thành phố. Ngày 17/6/2021, Thành ủy đã ban hành Nghị quyết số 05-NQ/TU về chuyển đổi số trên địa bàn Đà Nẵng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, với mục tiêu là triển khai áp dụng công nghệ số, dữ liệu số trong tái cấu trúc quy trình, đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành trong các cơ quan Đảng, chính quyền, Mặt trận và các đoàn thể; hình thành hệ sinh thái sử dụng công nghệ số, kinh tế số, xã hội số tạo nền tảng thúc đẩy phát triển các ngành và lĩnh vực văn hóa cũng không nằm ngoài xu hướng phát triển đó. Tận dụng thế mạnh của công nghệ số cũng như xu hướng xây dựng bảo tàng mở hiện nay, đồng thời nhận thấy nhu cầu tiếp cận thông tin trên môi trường Internet rất cao – đặc biệt là trong giới trẻ, những năm gần đây, Bảo tàng Đà Nẵng đã đầu tư, ứng dụng công nghệ cả trong hoạt động chuyên môn lẫn hoạt động trải nghiệm và các tiện ích mới phục vụ cho công chúng. Đây là xu hướng tiếp cận hiện đại hóa trong hoạt động của mình mà Bảo tàng Đà Nẵng đã và đang thực hiện.
Một trong số đó chính là việc sử dụng ứng dụng công nghệ thuyết minh tự động để giúp du khách tiếp cận sâu hơn, chủ động hơn và thuận tiện trong việc tiếp cận và lựa chọn thông tin khi tham quan tại bảo tàng. Hệ thống thuyết minh tự động thông qua quét mã QR không còn xa lạ với nhiều bảo tàng trên thế giới cũng như tại Việt Nam. Nắm bắt xu thế cũng như để phục vụ công tác bảo tàng được tốt hơn và đáp ứng nhu cầu của khách tham quan, Bảo tàng Đà Nẵng đã phối hợp với Đại học Đà Nẵng thực hiện Đề tài khoa học và công nghệ cấp thành phố “Nghiên cứu xây dựng hệ thống thuyết minh đa ngữ qua thiết bị di động tại Bảo tàng Đà Nẵng” từ tháng 10/2016. Hệ thống thuyết minh đa ngữ qua thiết bị di động là phương cách giúp cho du khách có thể tìm hiểu thông tin về nội dung trưng bày của Bảo tàng thông qua việc sử dụng thiết bị điện thoại di động thông minh để quét mã QR được gắn cho hiện vật. Du khách có nhu cầu tìm hiểu chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh kết nối internet, tải ứng dụng này trên App Store hoặc Google Play về máy và tiến hành quét mã QR thì có thể nghe giới thiệu về nội dung trưng bày tại Bảo tàng. Lợi ích của ứng dụng này thì đã quá rõ ràng như: thông tin trên bảng chú thích hiện vật chỉ là những thông tin cơ bản, ngắn gọn, đối với một người muốn nghiên cứu và tìm hiểu kĩ hơn thì chắc chắc thông tin đó là chưa đủ nên cần có nhiều nội dung chuyên sâu hơn; khách tham quan sẽ chủ động và có quyền lựa chọn thông tin mà mình muốn tiếp cận; hỗ trợ cho đội ngũ thuyết minh viên trong việc cung cấp thông tin cho du khách, có thể hỗ trợ cho rất nhiều đối tượng khách tham quan cùng một lúc có thể nghe thông tin nội dung trưng bày của Bảo tàng … Chúng ta thấy điều cốt lõi nhất ở đây chính là vấn đề cung cấp thông tin cho khách tham quan. Như vậy, ứng dụng này đòi hỏi phải có cơ sở dữ liệu thì mới phát huy được hiệu quả và tác dụng. Để triển khai ứng dụng này, Bảo tàng Đà Nẵng đã tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu cho 600 tài liệu, hiện vật tiêu biểu trên hệ thống trưng bày cố định. Bước đầu tiên trong việc triển khai ứng dụng này chính là số hóa các tài liệu, hiện vật với đầy đủ các thông tin liên quan như: mã số, thông tin thuyết minh hiện vật đầy đủ, thu âm, hình ảnh hoặc video. Riêng hệ cơ sở dữ liệu về thông tin thuyết minh cho tài liệu, hiện vật được xây dựng với 03 ngôn ngữ Việt – Anh – Pháp. Ở khâu xây dựng nội dung thông tin cho tài liệu – hiện vật, việc xây dựng nội dung được thực hiện giống như bài thuyết minh cho khách ngoài thực tế. Những nội dung này, khách tham quan có thể đọc trên thiết bị hoặc có thể nghe qua phần ghi âm như lời giới thiệu, hướng dẫn của thuyết minh viên bảo tàng với cả 03 ngôn ngữ như đã nêu. Ở khâu ghi âm lời thuyết minh, trên cơ sở bài nội dung thuyết minh đã được phê duyệt sẽ tiến hành ghi âm để có các file audio tương ứng cho từng tài liệu, hiện vật trưng bày. Các file audio này có thể được sử dụng để đưa lên website hoặc được truy cập từ các thiết bị di động bởi khách tham quan bảo tàng. Cuối cùng là khâu chụp ảnh hoặc quay video về tài liệu, hiện vật đã được chọn để cập nhật vào ứng dụng. Như vậy, tùy theo nhu cầu mà khách tham quan có thể chọn kiểu dữ liệu cần sử dụng gồm: văn bản, file ghi âm, hình ảnh, video. Có thể nói, việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng này là tốn nhiều thời gian và công sức nhất trong cả quá trình thực hiện. Bên cạnh đó, việc thực hiện còn đòi hỏi sự cẩn thận, chuẩn chỉnh và kiên trì từ phía những người làm cơ sở dữ liệu để tránh bị sai sót thông tin cũng như nhầm lẫn thông tin của các tài liệu, hiện vật. Trường hợp Bảo tàng Đà Nẵng thực hiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho 600 mã hiện vật này tốn khoảng một năm từ các công đoạn như lựa chọn, xây dựng nội dung, dịch thuật, thu âm, chụp ảnh và một số ít có quay video. Qua gần 02 năm thực hiện, đề tài này cũng đã hoàn thiện và đưa vào sử dụng. Với việc áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin này, Bảo tàng Đà Nẵng giúp cho du khách dễ dàng chủ động tiếp cận thông tin cũng như có quyền lựa chọn thông tin mà mình muốn tiếp cận với nhiều phương cách khác nhau.
Năm 2023, Bảo tàng Đà Nẵng tiếp tục thực hiện chuyển đổi số trong quy trình hoạt động chuyên môn nghiệp vụ bằng việc xây dựng, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu hiện vật và quản lý hiện vật trong kho cơ sở bằng mã QR. Mỗi hiện vật khi được thêm mới thành công vào Phân hệ Quản lý thông tin hiện vật Bảo tàng Đà Nẵng thuộc Phần mềm quản lý nhà nước chuyên ngành Văn hóa và Thể thao của thành phố Đà Nẵng thì toàn bộ dữ liệu của hiện vật như: Vị trí lưu trữ, nội dung thông tin, hoạt động bảo quản, trưng bày, tài liệu tham khảo… đều được quản lý, lưu trữ trong phần mềm. Đến nay, Bảo tàng đã thực hiện gắn mã QR cho 500 hiện vật thuộc các chất liệu đồ giấy, đồ dệt và đồ mộc đang lưu giữ trong kho cơ sở. Với việc triển khai ứng dụng này đã mang lại nhiều tiện ích và hiệu quả trong quản lý các sưu tập hiện vật của Bảo tàng, nhất là tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc tra cứu thông tin.
Sau khi đưa vào triển khai, ứng dụng đã làm thay đổi tích cực cách thức làm việc của bộ phận kiểm kê – bảo quản tại Bảo tàng. Viên chức phụ trách chỉ cần quét mã QR là có thể tra cứu, tìm kiếm thông tin hiện vật nhanh chóng và chính xác, góp phần nâng cao chất lượng và tối ưu hóa hoạt động chuyên môn. Từ đây, chúng ta có thể dễ dàng thao tác trong việc tìm kiếm hiện vật, hạn chế sự tiếp xúc trực tiếp vào hiện vật nhằm tránh rủi ro trong quá trình cầm nắm, di chuyển hiện vật. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý hiện vật này còn tích hợp thêm tiện ích tra cứu theo từ khóa, từ đó tạo được danh mục hiện vật theo chủ đề, sự kiện, nhân vật.. để hỗ trợ các khâu công tác nghiên cứu, trưng bày và giáo dục. Trong tương lai, khi hồ sơ hiện vật được scan số hóa đầy đủ, việc nghiên cứu chuyên sâu về hiện vật được thực hiện một cách dễ dàng mà không cần phải sử dụng đến hồ sơ giấy, giúp cho công tác bảo quản hồ sơ hiện vật được đảm bảo an toàn.
Phân hệ Quản lý thông tin hiện vật Bảo tàng Đà Nẵng thuộc Phần mềm quản lý nhà nước chuyên ngành Văn hóa và Thể thao của thành phố Đà Nẵng
Ngoài ra, mỗi hiện vật được lưu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ tự động xuất ra 2 mã QR: 01 mã QR dành cho cán bộ quản lý hiện vật và 01 mã QR dành cho khách tham quan trực tiếp hoặc trực tuyến, có thể tra cứu thông tin hiện vật ngay tại không gian trưng bày và chia sẻ với bạn bè trên mạng internet đối với những hiện vật yêu thích; sẽ góp phần không nhỏ trong công tác truyền thông, quảng bá các giá trị lịch sử – văn hóa của Bảo tàng đến với đông đảo công chúng trong và ngoài nước.
Cán bộ phòng Sưu tầm, Trưng bày và Bảo quản tiến hành việc xuất 02 mã QR đối với mỗi hiện vật được thêm vào phần mềm
Trên lĩnh vực quản lý di sản văn hóa ở thời điểm trước năm 2019, Đà Nẵng vẫn chưa có một hệ thống tổng thể cơ sở dữ liệu về hệ thống di tích trên địa bàn thành phố để phục vụ cho công tác quản lý cũng như quảng bá ra rộng rãi công chúng theo hình thức trải nghiệm trên mạng internet. Từ cơ sở thực tiễn đó, việc số hóa cơ sở dữ liệu của hệ thống di tích trên địa bàn thành phố Đà Nẵng cũng được Bảo tàng quan tâm đầu tư thực hiện bằng giải pháp xây dựng phần mềm “Bản đồ số phục vụ công tác bảo tồn và quảng bá các điểm di tích trên địa bàn thành phố Đà Nẵng”. Bản đồ số di sản văn hóa Đà Nẵng giới thiệu đến với người dân địa phương và du khách những thông tin, hình ảnh về hệ thống các di tích trên địa bàn thành phố gồm: Di tích được xếp hạng di tích quốc gia đặc biệt, Di tích được xếp hạng di tích cấp quốc gia và Di tích được xếp hạng di tích cấp thành phố. Để thực hiện việc này, Bảo tàng Đà Nẵng đã xây dựng cơ sở dữ liệu cho 62 di tích bao gồm: thông tin, hình ảnh 2D, 3D, âm thanh, video. Hiện nay, ứng dụng Bản đồ số phục vụ công tác bảo tồn và quảng bá các điểm di tích trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đã được đưa vào sử dụng tại địa chỉ https://bandodisandanang.vn/. Việc triển khai ứng dụng trên mạng Internet đã cung cấp nguồn dữ liệu chính xác về hệ thống di tích lịch sử trên địa bàn thành phố cho những ai muốn tìm hiểu, khám phá về lịch sử, văn hóa của thành phố Đà Nẵng. Đồng thời góp phần bảo tồn, quảng bá và phát huy giá trị di sản văn hóa một cách bền vững.
Nhìn chung, việc xây dựng cơ sở dữ liệu về di sản văn hóa tại Bảo tàng Đà Nẵng cũng mới chỉ là những bước đi đầu tiên trong quá trình chuyển đổi từ cách thức làm việc thủ công sang ứng dụng công nghệ. Bởi lẽ công việc này đòi hỏi sự đầu tư rất lớn về nhân lực, phương tiện và kỹ thuật một cách bài bản, đồng bộ. Tuy nhiên, bước đầu có thể thấy những lợi ích mà công nghệ số mang lại là rất hiệu quả và thiết thực. Việc xây dựng, chuẩn hóa hệ cơ sở dữ liệu mà Bảo tàng đang thực hiện là bước đi tiền đề trong công cuộc chuyển đổi số hiện nay; là nền tảng để phát triển những ứng dụng công nghệ trong hoạt động chuyên môn cũng như phục vụ nhu cầu tham quan, hưởng thụ văn hóa của công chúng ngày càng tốt hơn của Bảo tàng Đà Nẵng nói riêng và ngành Văn hóa – Thể thao thành phố Đà Nẵng nói chung.
Trần Văn Chuẩn
(Phòng Sưu tầm, Trưng bày và Bảo quản)
